Planifier ses réunions avec plusieurs personnes peut souvent être synonyme de galères! Combien de fois il vous est arrivé de multiplier les appels et les échanges de mails pour finir par bloquer des créneaux dans votre calendrier avec la mention« Bloqué » 😅
Heureusement, il y a une solution pour les utilisateurs de Microsoft 365 et elle se nomme Findtime! (Et non ce n’est pas Doodle)
Ce complément d’Outlook est malheureusement assez méconnu, alors pour comprendre comment l’installer, l’utiliser et surtout gagner du temps: je vous invite à lire la suite 👇
C’est quoi Microsoft FindTime?
FindTime est un complément d’Outlook (un add-in) qui permet de planifier facilement des réunions à plusieurs personnes.
L’organisateur d’une réunion va choisir plusieurs créneaux de libre, ajouter des destinataires puis envoyer son mail!
Et ensuite?
Ensuite, vous pouvez prendre un café ☕️! Je m’explique:
Les créneaux horaires que vous avez choisis sont maintenant bloqués dans votre calendrier:
Chaque destinataire va recevoir un mail avec un lien pour le vote. (Un sondage à la manière de Doodle)
Il clique sur le lien et va voter pour l’heure qu’il souhaite choisir. Il a même la possibilité de proposer un autre horaire.
Et une fois que tous les destinataires ont votés et qu’une date a été trouvée, la magie s’opère:
- Vos rendez-vous qui étaient bloqués sont automatiquement supprimés de votre calendrier
- Le rendez-vous choisi est automatiquement mis à jour dans votre calendrier
- Une invitation est envoyée à tous les participants
- Vous pouvez prendre votre second café ☕️
Microsoft FindTime fonctionne t-il avec des utilisateurs externes?
Et oui!
C’est par ailleurs son principal avantage!
Peut importe le service de messagerie du destinataire (Gmail, Yahoo, Outlook.com, Zimbra…), le vote se fait via la page web.
Il est même possible d’ajouter la vérification par code, ceci permet d’être sûr que c’est bien le bon destinataire qui vote! (Voir comment utiliser FindTime)
Comment installer FindTime?
Installer FindTime est un jeu d’enfant.
2 possibilités sont offertes: Vous pouvez l’installer sur la version bureau ou la version Web d’Outlook. Ou même les 2 à vous de voir.
Le pré-requis: Vous devrez posséder une boite aux lettres hébergée sur Microsoft 365 et donc au minimum une licence «Exchange Online».
Malheureusement, cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les serveurs de messagerie Exchange hébergés localement (= Exchange On Premises)
Pour l’installer, il suffit d’ajouter le complément à votre Outlook, voici la marche à suivre pour la version bureau:
Ouvrez Outlook et sous l’onglet « Accueil », cliquez sur « Télécharger des compléments »
Ensuite, tapez « findtime » dans la barre de recherche
Sélectionnez le complément au logo rouge
Et enfin cliquez sur "Ajouter":
À noter que le complément en version bureau n’est pas compatible avec toutes les versions d’Outlook, il faudra au minimum une version d’Outlook 2013 et mise à jour (bien entendu!)
Sachant que le mieux est de l’utiliser avec Outlook 365.
Vous trouverez toutes les informations détaillées sur la documentation officielle de Microsoft
Comment utiliser FindTime?
Alors déjà il faut soit partir d’un nouveau mail soit d’une réponse.
Entrez les destinataires du message et l’objet puis cliquez sur « New Meeting Poll »
On attaque maintenant le concret, tout se passe dans la Pop-up à droite.
Sélectionnez la durée de la séance, choisissez vos différents horaires et cliquez sur suivant:
À noter que les propositions d’horaires sont d’abord effectuées selon vos disponibilités.
Si vous invitez des personnes à l’intérieur de votre organisation, leurs disponibilités sont également mises à jour (Petit bonhomme vert = disponible, Petit bonhomme rouge = indisponible)
Ensuite: entrez le lieu, choisissez les différentes options et cliquez sur "Ajouter au courrier":
Pour les options, vous pouvez passer votre curseur de souris dessus pour voir instantanément l’aide.
Il est temps maintenant d'envoyer votre mail!
Mais que se passe-t-il pour le destinataire 🤔 ?
Il reçoit un mail avec une invitation pour voter, il n’a qu’à cliquer et sélectionner ses horaires préférés:
Une fois que tous les participants ont votés, c’est magique chacun recevra une invitation pour le rendez-vous.
Et de votre côté, les rendez-vous bloqués seront automatiquement supprimés et le vrai rendez-vous sera mis à jour dans votre calendrier.
Well done! 👍
Si vous souhaitez tester la fonctionnalité avant d’envoyer une vraie demande de réunion, utilisez une adresse externe et voyez de vous-même!
Et voici la documentation officielle de Microsoft
Conclusion
Pour ma part, je viens de commencer à utiliser FindTime, et lors de ma première utilisation pour l’organisation d’une séance avec 2 personnes, tout s’est passé comme sur des roulettes 👏!
Je pense que cette fonctionnalité est très utile et vous permettra de gagner un temps considérable.
Et si vous utilisez déjà Microsoft 365, FindTime est la meilleure alternative à Doodle.
Sur ce, vous savez ce qu’il vous reste à faire!
